Informacje, które pomagają sprawnie korzystać z systemu i prowadzić warsztat zgodnie z aktualnymi przepisami.
Dokumentacja fotograficzna to nie formalność - to ochrona zarówno dla warsztatu, jak i dla klienta. Kilka zdjęć wykonanych przed rozpoczęciem prac może rozwiązać spory dotyczące uszkodzeń, których sprawca jest niejasny.
Przy przyjęciu pojazdu warto sfotografować cztery strony auta, wnętrze (jeśli jest istotne), licznik z przebiegiem oraz wszelkie istniejące uszkodzenia. Zdjęcia powinny być wykonane w dobrym oświetleniu - przy słabym świetle uszkodzenia lakieru mogą być niewidoczne.
W TerraPanda zdjęcia dodaje się bezpośrednio w formularzu przyjęcia. Można je zrobić telefonem i przesłać do systemu przez aplikację mobilną lub wgrać z komputera. Każde zdjęcie ma datę i godzinę zapisaną w metadanych.
Warto zrobić zdjęcie tablicy rejestracyjnej razem z widocznym uszkodzeniem - to jednoznacznie potwierdza, że zdjęcie dotyczy konkretnego pojazdu.
Dobry kosztorys to nie tylko lista pozycji z cenami. To dokument, który klient powinien rozumieć bez wiedzy technicznej. Dlatego opisy czynności warto pisać językiem zrozumiałym - "wymiana klocków hamulcowych przednich" zamiast kodów katalogowych.
Kosztorys powinien wyraźnie rozdzielać robociznę od materiałów. Klient może mieć pytania o cenę konkretnej części - jeśli jest ona wyodrębniona, rozmowa jest łatwiejsza. Podobnie z VAT - należy jasno wskazać, czy ceny są netto czy brutto.
W systemie kosztorys wysyłany jest mailem jako PDF. Klient może zatwierdzić go odpowiedzią na maila lub przez specjalny link. Odpowiedź trafia do systemu i jest widoczna przy zleceniu - nie ma potrzeby ręcznego odnotowywania.
Jeśli w trakcie naprawy pojawią się dodatkowe prace, warto zaktualizować kosztorys i ponownie wysłać do zatwierdzenia. Zmiana zakresu bez zgody klienta może być powodem sporów przy odbiorze.
Krajowy System e-Faktur to system wymiany faktur elektronicznych między przedsiębiorcami i organami podatkowymi w Polsce. Obowiązek jego stosowania jest wprowadzany etapami - harmonogram obowiązków zależy od wielkości firmy i rodzaju działalności.
Faktura przesłana do KSeF musi mieć określoną strukturę XML (schemat FA(2)). Nie chodzi o to, żeby wystawiać faktury ręcznie w tym formacie - służy do tego oprogramowanie takie jak TerraPanda. System generuje plik XML automatycznie na podstawie danych zlecenia.
Ważne elementy faktury KSeF dla warsztatu to: NIP wystawcy i nabywcy (przy fakturach B2B), data wystawienia, data wykonania usługi, pozycje z opisem usługi, stawką VAT i kwotami. Faktury dla osób fizycznych (B2C) mają nieco inną strukturę.
Termin obowiązku stosowania KSeF zmienia się wraz z aktualizacjami przepisów. Warto śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów lub skonsultować się z biurem rachunkowym w sprawie aktualnego harmonogramu dla swojej firmy.
Brak części to jeden z głównych powodów opóźnień w warsztacie. Pojazd stoi na stanowisku, stanowisko jest zajęte, a mechanik czeka. Dobre zarządzanie zamówieniami może znacząco zmniejszyć czas przestoju.
Kluczowa zasada to zamawianie części jak najwcześniej - najlepiej już na etapie kosztorysu, po wstępnej diagnozie. Jeśli naprawa jest zaplanowana na konkretny dzień, warto mieć pewność dostępności części co najmniej dzień wcześniej.
W TerraPanda zamówienie powiązane jest ze zleceniem. Widać które części zostały dostarczone, a których brakuje. Mechanik nie musi dzwonić do recepcji z pytaniem - sprawdza w systemie. Przy większej liczbie zleceń jednocześnie to ogranicza liczbę nieporozumień.
Przy zamówieniach warto porównać ceny z kilku hurtowni - różnice mogą być istotne. System pokazuje dostępność i ceny z różnych źródeł w jednym miejscu.
Numer VIN to 17-znakowy identyfikator pojazdu, który nie zmienia się przez cały okres jego eksploatacji. Każde zlecenie w TerraPanda jest do niego przypisane - dzięki temu historia pojazdu jest spójna nawet jeśli samochód zmienił właściciela lub był w warsztacie kilka lat temu.
Przed diagnozą warto sprawdzić historię VIN. Mechanik może zobaczyć, jakie usterki były zgłaszane wcześniej, co było wymieniane i kiedy. Jeśli klient mówi, że "silnik jakoś dziwnie pracuje od jakiegoś czasu", a historia pokazuje, że trzy miesiące temu był problem z wtryskiwaczami - to cenna informacja.
Historia VIN jest też przydatna przy sprzedaży pojazdu. Właściciel może poprosić o wydruk historii serwisowej z warsztatu - to wiarygodny dokument potwierdzający regularne przeglądy i naprawy.
